🍽️ FlexMeal — Controle de Refeições
Guia completo para administradores de RH da GFlex Empresas. Tudo que você precisa saber para gerenciar colaboradores, registrar refeições e gerar relatórios mensais.
O FlexMeal é o sistema de controle de refeições da GFlex Empresas. Ele registra automaticamente quem utilizou o restaurante a cada dia, calcula os custos por Centro de Custo e gera relatórios prontos para a contabilidade — tudo que antes era feito manualmente em planilhas Excel.
O sistema entrou em operação em março de 2026, substituindo o processo anterior que exigia que o RH preenchesse uma planilha manualmente ao final de cada mês.
Por que mudamos?
Os dados de março/2026 foram importados da planilha antiga (método seed) para garantir a continuidade histórica. Todos os acessos registrados antes do sistema entrar no ar estão disponíveis na aba de Acessos.
Endereço da plataforma
A plataforma funciona diretamente no navegador — não é necessário instalar nenhum programa. Funciona no Google Chrome, Firefox, Edge e Safari, tanto no computador quanto no celular.
O endereço atual (rh.energyflex.com.br) será migrado para rh.flexgrupo.com.br em breve. Quando a migração for concluída, a TI comunicará o novo link. Salve o favorito no navegador para fácil acesso.
Quem pode acessar?
O sistema é restrito a administradores do departamento de RH. Colaboradores comuns não têm acesso à plataforma — eles apenas utilizam a catraca do restaurante normalmente.
Login futuro: Google Workspace (SSO)
Está prevista a integração com o Google Workspace da GFlex para autenticação única (SSO). Com isso, você poderá entrar na plataforma com seu e-mail corporativo (@gflexempresas.com.br) sem precisar de senha separada. A TI comunicará quando essa funcionalidade estiver disponível.
A plataforma é responsiva e pode ser acessada de casa, pelo celular ou qualquer navegador moderno. Útil para verificar registros ou aprovar situações urgentes fora do escritório.
Ao acessar a plataforma, você é levado diretamente ao Dashboard — a tela principal que apresenta um resumo rápido da situação atual.
Cards de estatísticas
Na parte superior da tela, há 4 cartões com as principais métricas:
O custo é calculado multiplicando o número de refeições válidas pelo valor configurado (atualmente R$ 3,37 por refeição). Apenas refeições com status ok entram no cálculo — duplicatas não são cobradas.
Gráfico: Refeições por Centro de Custo
Abaixo dos cards, um gráfico de barras mostra a distribuição de refeições no mês atual por Centro de Custo. As empresas exibidas são:
- Flex Energy
- GF2
- Geradora GTJ
- Flex Locações
- GFLEX
- Pessoal
Esse gráfico é útil para identificar rapidamente qual empresa está usando mais o restaurante naquele mês.
Últimas refeições registradas
Na parte inferior do Dashboard há uma lista das refeições mais recentes, exibindo: nome do colaborador, Centro de Custo e horário do acesso. Útil para confirmar se a catraca está funcionando e os registros estão chegando corretamente.
A aba Colaboradores é onde você gerencia quem pode ter refeições registradas no sistema. Todo colaborador que utiliza o restaurante precisa estar cadastrado aqui.
No futuro, os colaboradores serão importados automaticamente do Feedz (TOTVS), o sistema de RH da empresa. Enquanto essa integração não está ativa, o cadastro é realizado manualmente nesta tela. Quando a integração for ativada, a TI comunicará o novo processo.
Buscar e filtrar colaboradores
No topo da lista, há um campo de busca por nome. Basta digitar as primeiras letras do nome para filtrar os resultados em tempo real.
Além da busca, você pode combinar dois filtros:
Tabela de colaboradores
A tabela exibe as seguintes colunas:
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Nome | Nome completo do colaborador |
| Setor | Departamento onde trabalha |
| Empresa Fichamento | Empresa onde tem carteira assinada (pode ser diferente do CC) |
| Centro de Custo | Unidade contábil que paga as refeições |
| Matrícula | Número de identificação do colaborador |
| Status | Ativo ou Inativo |
Cadastrar novo colaborador
Clique no botão + Novo Colaborador para abrir o formulário de cadastro.
Editar colaborador
Clique no botão ✏️ Editar ao final da linha do colaborador para alterar qualquer dado cadastral.
Inativar colaborador
Quando um colaborador sai da empresa, não delete o registro — apenas desmarque a opção Ativo ao editar. O colaborador ficará com status Inativo e não poderá mais ter refeições registradas, mas o histórico é preservado.
A exclusão de colaboradores não é permitida no sistema. Isso garante a integridade histórica dos registros de refeições (exigência de auditoria e LGPD). Sempre utilize a opção inativar quando um colaborador sair da empresa.
A aba Acessos exibe o histórico completo de refeições registradas — seja pela catraca, pela matrícula ou manualmente pelo RH.
Filtro por período
Use os campos De e Até para filtrar os registros por data. Por padrão, a tela exibe os registros do dia atual.
Tabela de acessos
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Data | Data da refeição (dd/mm/aaaa) |
| Hora | Horário exato do registro |
| Colaborador | Nome do colaborador que utilizou o restaurante |
| Setor | Departamento do colaborador |
| Centro de Custo | CC que será debitado pela refeição |
| Método | Como o acesso foi registrado (ver abaixo) |
| Status | Resultado da validação do acesso (ver abaixo) |
Métodos de registro
| Método | O que significa |
|---|---|
| catraca | Registro automático via catraca do restaurante (mais comum) |
| matrícula | Colaborador digitou sua matrícula em um terminal de acesso |
| manual | Registrado manualmente pelo RH na plataforma |
| seed | Dados importados da planilha antiga (março/2026) |
Status de cada registro
| Status | Significado | É cobrado? |
|---|---|---|
| ok | Refeição válida — primeira refeição do colaborador naquele dia | ✅ Sim |
| duplicado | O colaborador já havia almoçado naquele dia. O registro fica salvo para auditoria, mas não gera cobrança | ❌ Não |
| sem_match | A catraca identificou uma pessoa que não está cadastrada no sistema | ❌ Não |
| inativo | Colaborador está cadastrado mas está com status inativo | ❌ Não |
Cada colaborador pode ter no máximo 1 refeição cobrada por dia. Se ele passar pela catraca duas vezes no mesmo dia (ex.: esqueceu o crachá e foi de novo), o segundo registro aparece como duplicado e não entra no custo.
Registrar refeição manualmente
Use esta função quando a catraca não registrou um colaborador que definitivamente almoçou (ex.: catraca offline, colaborador esqueceu de passar).
Clique em + Registrar Refeição e preencha:
Digite o nome para buscar e selecionar o colaborador na lista.
Selecione a data da refeição. Por padrão, o campo vem preenchido com a data atual.
O método será automaticamente definido como manual. Clique em salvar.
Todo registro manual fica identificado com o método manual e a data/hora em que foi criado pelo RH. Isso garante rastreabilidade total no relatório de Acessos Detalhados.
A aba Relatórios permite exportar os dados em formato Excel (.xlsx) para fechar o mês com a contabilidade ou realizar auditorias.
6.1 Fechamento Mensal (Layout RH)
Este relatório foi projetado para substituir exatamente a planilha que a contabilidade já conhece. O layout das colunas é idêntico ao formato anterior.
Estrutura do arquivo:
| Coluna | Conteúdo |
|---|---|
| Funcionário | Nome completo do colaborador |
| Setor | Departamento |
| Empresa Fichamento | Empresa do vínculo empregatício |
| Centro de Custo | CC debitado |
| Dia 1, Dia 2 ... Dia N | Uma coluna por dia útil do mês. Célula com X = refeição registrada; célula vazia = sem refeição. |
| Subtotal | Quantidade total de refeições no mês |
| Valor | Subtotal × R$ 3,37 (ou o valor configurado) |
Como gerar:
- Selecione o Ano desejado.
- Selecione o Mês desejado.
- Clique em ⬇ Baixar XLSX.
- O arquivo é gerado instantaneamente e salvo na pasta de downloads do navegador.
Use este relatório para o fechamento mensal. A contabilidade já conhece o formato e pode processar diretamente sem precisar de adaptações.
6.2 Acessos Detalhados
Uma linha por acesso registrado no período selecionado. Inclui todos os acessos, independente do status (ok, duplicado, sem_match).
Colunas: Data, Hora, Colaborador, Setor, Centro de Custo, Terminal, Método, Status.
Como gerar:
- Defina o período com os campos De e Até.
- Clique em ⬇ Baixar XLSX.
Use este relatório quando precisar investigar uma divergência — por exemplo, entender por que um colaborador aparece como duplicado em determinado dia.
6.3 Resumo por Centro de Custo
Relatório consolidado com uma linha por Centro de Custo, mostrando a quantidade total de refeições e o valor total a ser debitado.
Colunas: Centro de Custo, Quantidade de Refeições, Valor Total.
Ideal para o rateio contábil entre as empresas do grupo, pois apresenta claramente quanto cada empresa deve pagar no mês.
Se o download não iniciar, verifique se o backend do sistema está online. Se o problema persistir, entre em contato com a TI. Não tente gerar o relatório repetidamente — aguarde a resposta da TI.
A aba Configurações permite ajustar parâmetros globais do sistema. Acesse com cautela — alterações aqui afetam todos os relatórios futuros.
Centros de Custo
Lista todos os Centros de Custo cadastrados. Para adicionar um novo:
A lista exibe todos os CCs ativos.
Informe o nome do novo Centro de Custo e confirme.
Após criar o CC, lembre de editá-lo nos colaboradores correspondentes.
Valor da refeição
O valor atual da refeição é R$ 3,37. Esse valor é aplicado automaticamente em todos os relatórios financeiros.
Para alterar:
- Acesse Configurações → Valor da Refeição.
- Digite o novo valor.
- Salve a alteração.
A alteração do valor afeta apenas os relatórios gerados após a mudança. Relatórios de meses anteriores já gerados não são recalculados automaticamente. Recomenda-se confirmar o fechamento do mês anterior antes de alterar o valor.
Catraca (status da conexão)
Exibe o status da conexão com a catraca do restaurante (IP 192.168.10.25).
Feedz (TOTVS) — integração de colaboradores
A integração com o Feedz está desativada no momento. Quando ativada, ela importará automaticamente a lista de colaboradores do sistema de RH, eliminando a necessidade de cadastro manual. A TI comunicará quando essa funcionalidade estiver disponível.
A catraca instalada na entrada do restaurante é o método principal de registro de refeições. Quando um colaborador passa pela catraca, o sistema recebe automaticamente o evento e registra a refeição.
Como funciona o fluxo
O colaborador usa o crachá ou biometria para liberar a catraca na entrada do restaurante.
A catraca (IP 192.168.10.25) envia automaticamente os dados do acesso para o FlexMeal.
O FlexMeal verifica se o colaborador está cadastrado e ativo, aplica a regra de 1 refeição/dia e salva o registro com o status correto.
O registro fica disponível na aba Acessos e atualiza os cards do Dashboard.
Quando registrar manualmente?
O registro manual é necessário nas seguintes situações:
- Catraca estava offline no momento do almoço
- Colaborador não tinha crachá ou ele estava com problema
- Colaborador não foi reconhecido (aparece como sem_match)
- Colaborador foi cadastrado após já ter almoçado naquele dia
Nessas situações, use a função Registrar Refeição Manual na aba Acessos (descrita na Seção 5).
Fabricantes de catraca suportados
O sistema é compatível com as principais marcas do mercado:
Se os registros pararem de chegar, acesse Configurações → Catraca e clique em "Testar conexão". Se retornar erro, entre em contato com a TI imediatamente e registre as refeições manualmente enquanto o problema é resolvido.
rh.energyflex.com.br normalmente.